Realizacja prawa dostępu strony do akt sprawy w postępowaniu administracyjnym
W najnowszym wpisie zaprezentujemy wnioski, które nasuwają się w kontekście sprawy, w której doszło do uchylenia postanowienia Wojewody w przedmiocie odmówienia stronie postępowania administracyjnego wykonania kserokopii akt sprawy. Zagadnienie to jest istotne z punktu widzenia możliwości realizacji prawa do wglądu do akt sprawy, w szczególności w sytuacji, kiedy akta sprawy zawierają wydruki w dużych formatach. Sprawa dotyczyła wniosku o pozwolenie na budowę, a w aktach znajdował się między innymi projekt budowlany, zawierający karty formaty A3 oraz większe.
W analizowanej sprawie strona postępowania administracyjnego wystąpiła do organu administracji publicznej o wydanie nieuwierzytelnionych kopii z akt sprawy, uzasadniając swą prośbę tym, że
w siedzibie organu nie było urządzenia ksero obsługującego formaty dokumentów znajdujących się w aktach sprawy.
Organ w postanowieniu odmawiającym stronie prawa wydania nieuwierzytelnionych kopii z akt sprawy argumentował, że wykonana kopii z akt sprawy strona może dokonać osobiście lub przez pełnomocnika, w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Obowiązkiem organu administracji publicznej jest natomiast wyłącznie zabezpieczenie stronie możliwość wykonania kserokopii dokumentów, przy czym, co podkreślił organ, zszytego projektu budowlanego nie wolno dekompletować. Jak argumentował organ, rysunki o dużych formatach mogą być fotografowane przez stronę, za pomocą przenośnych urządzeń elektronicznych. Czynności strony związane z wglądem w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów, mogą być dokonywane wyłącznie w lokalu organu administracji publicznej. Czynności tych może dokonać dowolny uprawniony przedstawiciel strony lub umocowany prawnie pełnomocnik.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie rozpoznając sprawę wywołaną wniesieniem skargi strony postępowania administracyjnego zauważył szereg istotnych okoliczności, które nie mogą znaleźć się poza polem widzenia organów administracji publicznej.
Sąd ten powołał się przy tym na uchwałę składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 8 października 2018 roku (sygn. akt I OPS 1/18) oraz zaakceptował stanowisko NSA zgodnie z którym:
„dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy gwarancji obrony zgodnej z art. 51 ust. 3 Konstytucji RP ani uszczegóławiającymi ją elementami, wynikającymi z zasad prawa administracyjnego. Za słuszne uznaje także stanowisko dopuszczające wykorzystanie współczesnych technicznych możliwości, nieznanych w dacie uchwalania Kodeksu postępowania administracyjnego, do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych w ramach przepisu art. 73 § 1 k.p.a. Rozwój technologiczny sprzyja w niniejszym przypadku obywatelowi, pozwala bowiem na bardziej sprawne i efektywne kontakty z administracją. Jest to szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata. W tym celu mogą być użyte, zatem wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów.
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów zauważa, że odczytując przepis art. 73 § 1 k.p.a. mieć należy jednak na względzie, na co słusznie zwrócił uwagę Rzecznik Praw Obywatelskich, że nie każda ze stron ma możliwość samodzielnego zapisania zawartości akt za pomocą najnowocześniejszych urządzeń technicznych, czy to ze względu na to, że ich nie posiada, czy to z uwagi na nieumiejętność posługiwania się nimi. (…)
Dokonując interpretacji przepisu art. 73 § 1 k.p.a. mieć należy również na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać.
Także z tego względu omawiane ograniczenie w dostępie do akt pozostawałoby, więc w sprzeczności z art. 32 Konstytucji RP, naruszając również zasady sprawiedliwości społecznej, których gwarantem jest art. 2 Konstytucji RP.”
Podkreślając powyższe, zauważmy konieczność ponoszenia przez stronę postępowania kosztów wykonania kserokopii, który to koszt powstaje niejako „ekstra” i jest wywołany aktywnością strony.
Kiedy odmowa stronie prawa dostępu do akt postępowania (poprzez sporządzenie ich fotokopii) na zasadach określonych w art. 73 k.p.a. byłaby uzasadniona?
Organ administracji publicznej musi wykazać stronie konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania.
Tylko w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu dopuszczalnym byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów.
